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电话礼仪

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电话礼仪


电话礼仪

电话被现代人公认为便利的通讯工具,在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个公司的声誉;在日常生活中,人们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而,掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。看起来打电话很容易,对着话筒同对方交谈,觉得和当面交谈一样简单,其实不然,打电话大有讲究。电话礼仪也被称之为现代礼仪的基础示范,很值得学习。



一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。






二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,同时脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事),以使对方感到为难。







三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。





四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。




五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。







六、要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。




七、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。


 


八、办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私
人电话时,尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损
害自身的职业形象。

九、接听电话常用礼貌用语

1.您好!这里是×××公司×××部(室),请问您找谁?

2.我就是,请问您是哪一位?……请讲。

3.请问您有什么事? (有什么能帮您?)

4.您放心,我会尽力办好这件事。

5.不用谢,这是我们应该做的。

6. ×××同志不在,我可以替您转告吗? (请您稍后再来电话好吗?)

7.对不起,这类业务请您向×××部(室)咨询,他们的号码是……。
(×××同志不是这个电话号码,他(她)的电话号码是……)

8.您打错号码了,我是×××公司×××部(室),……没关系。

9.再见! (与以下各项通用)

10.您好!请问您是×××单位吗?

11.我是×××公司×××部(室) ×××,请问怎样称呼您?

12.请帮我找×××同志。

13.对不起,我打错电话了。

14.对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好吗?




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